So Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse: 30 Umsetzbare Tipps

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Wenn ein Berater die Rechnung einreicht, wird diese automatisch zur Prüfung an einen Manager und dann zur Zahlung an das Finanzteam weitergeleitet. Dadurch können Führungskräfte entsprechend planen und Mitarbeiter können angemessen entlohnt werden. Mitarbeiter müssen in der Regel Reisegenehmigungsformulare ausfüllen, um ihre Geschäftsreisen vorab genehmigen zu lassen. Sie ermöglichen es Organisationen, die Waren und Dienstleistungen zu beschaffen, die sie für ihren Betrieb benötigen. Im Folgenden sehen wir uns zehn Automatisierungsanwendungsfälle zur Digitalisierung von Prozessen an und zeigen eine Vorschau, wie sie mit der BPA-Software von frevvo funktionieren.

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  • Erfahren Sie, wie Samsonite BPA in sein altes ERP integriert hat, um Einkaufsprozesse zu standardisieren und sicherzustellen, dass steuerliche, rechtliche und interne Anforderungen erfüllt werden.
  • Mit BPA kann eine Organisation viele der ersten Interaktionen eines Mitarbeiters mit einem Unternehmen automatisieren – beispielsweise die Verarbeitung von Ausweisen, die Einrichtung der Gehaltsabrechnung und die Durchführung von Videoschulungen.
  • Process Mining analysiert Unternehmenssystemprotokolle, um Geschäftsprozesse und Variationen in ihrer Ausführung abzubilden.
  • Wenn BPA-Software mit einem Low-Code-Entwicklungsframework kombiniert wird, spricht man einfach von Low-Code-Automatisierung.
  • Führen Sie regelmäßige Aktualisierungen auf der Grundlage von Audits durch, die belegen, dass bestimmte Aspekte des Automatisierungssystems verbessert werden müssen.

Während des Implementierungsprozesses wird es viel Hin- und Herkommunikation zwischen den verschiedenen beteiligten Personen geben. Dies sorgt auch für Transparenz und hilft allen, die erzielten Fortschritte zu erkennen. Eine effektive Kommunikation ist unerlässlich, um das Projekt termingerecht abzuschließen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann nicht überstürzt, sondern am besten als schrittweiser Prozess umgesetzt werden. Finden Sie kleine Bereiche, in denen Sie automatisieren und dann weiter ausbauen können.

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Die digitale Prozessautomatisierung vereint innovative Software und Technologien, um manuelle Betriebsaufgaben zu beschleunigen. Durch die Automatisierung entfällt der manuelle Aufwand für die Verwaltung von Papierdokumenten. Stattdessen rationalisiert die digitale Prozessautomatisierung diese Aufgaben für mehr Effizienz und bessere Ergebnisse. Während Fortschritte in der Automatisierung noch vor wenigen Jahren weit hergeholt schienen, sind sie heute für viele Unternehmen zur Standardpraxis geworden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass 70 % der Unternehmen auf Workflow-Automatisierungslösungen zurückgreifen, um Kosten zu senken.

Process Automation: Next Steps On Your Journey Toward Digital Transformation

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Zu den praktischen Beispielen für die Automatisierung von Prozessen gehören Dinge wie Mitarbeiter-Onboarding, Urlaubsanträge von Mitarbeitern, Schadensbearbeitung, Debitorenbuchhaltung und vieles mehr. Um zu erfahren, wie die digitale Prozessautomatisierungssoftware und -dienste von Image API die Geschwindigkeit und den Umfang Ihrer Agentur steigern können, kontaktieren Sie uns noch heute. Wenn Ihre Behörde immer noch physisches Papier für die Aufzeichnungen verwendet, ist Geschäftsprozesse automatisieren Ihnen möglicherweise nicht bewusst, welches Sicherheitsrisiko dies für Ihr Büro darstellt. Papierdokumente sind viel anfälliger für Diebstahl oder Beschädigung sowie für die Zerstörung durch eine Überschwemmung, einen Brand oder andere unvorhergesehene Ereignisse. Vor diesem Hintergrund ermöglicht die Automatisierung von Prozessen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, die Ihre vertraulichsten Informationen schützen. Mithilfe der Digital Process Automation-Technologie können Sie Inhalte digital speichern und Daten mithilfe mehrerer Sicherheitsebenen wie passwortspezifischer Anmeldungen und verifiziertem Benutzerzugriff schützen.

Wenn Sie beispielsweise die Kundenbetreuung automatisieren, wäre es ratsam, ein Tutorial bereitzustellen, das den Kunden hilft, den Umgang mit dem System zu erlernen. Self-Service-Portale sind nicht jedermanns Sache, also stellen Sie sie ihnen vor und zeigen Sie ihnen, wie es funktioniert. Manchmal kann die Automatisierung dazu führen, dass einige Mitarbeiter entlassen werden.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird manchmal mit der Automatisierung von Roboterprozessen verwechselt, es gibt jedoch wichtige Unterschiede zwischen den beiden Tools. Erfahren Sie, wie das Finanz-Startup Vindi mithilfe von BPA die Onboarding-Zeit für neue Kunden um 73 % (von 120 auf 33 Tage) und die Vorlaufzeit für den Akkreditierungsprozess um 50 % (von 6 auf 3 Tage) verkürzte. Zu den gängigen Finanz- und Beschaffungsprozessen, die von BPA profitieren, gehören Einkauf, Debitorenbuchhaltung und Kostenerstattung. Während sie nicht direkt Umsätze generieren oder die Hauptgeschäftsaktivität erfüllen, stellen Supportprozesse sicher, dass das Unternehmen über die Ressourcen verfügt, die es zum Funktionieren benötigt.

Auf diese Weise kann es zur Verbesserung der Effizienz beitragen, indem es Aufgaben automatisiert, die sonst die Aufmerksamkeit von Mitarbeitern aus Fleisch und Blut in Anspruch nehmen würden. Stattdessen besteht der erste Teil der Automatisierung von Geschäftsprozessen darin, Funktionsbereiche in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, die Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen bieten. Dazu können Vertriebsteams, Kreditorenbuchhaltung, Kundenservice, Bestandsverwaltung und andere Bereiche des Geschäftsbetriebs gehören.

Zu den herausragenden Funktionen von Basecamp gehören Fristen-, Datei-, Aufgaben-, Ankündigungs- und Diskussionsverfolgung. Erwägen Sie einen virtuellen Hub für Unternehmensteams, der in einer Remote-Arbeitsumgebung nützlich ist. Es kann zwar den Schwerpunkt auf Projektmanagement legen, ist aber nicht darauf ausgelegt, Projekte zu erleichtern.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Teil seines Tages damit verbringt, sich bei einem System anzumelden, Daten abzurufen und diese Daten dann einem anderen System hinzuzufügen. Diese Art von Aufgabe – die keine Entscheidungsfindung erfordert – ist ideal für RPA. Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Aufgaben und Aktivitäten, die ein bestimmtes Ergebnis hervorbringen oder ein definiertes Ergebnis erzielen. Jede Beschreibung eines Geschäftsprozesses – etwa ein Prozessmodell oder eine Prozesslandkarte – muss nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Personen, Systeme und Informationen umfassen, von denen der Prozess abhängt. Sowohl BPA als auch BPM zielen darauf ab, Unternehmen durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen dabei zu helfen, ihre organisatorischen Ziele besser zu erreichen, ihre Aufgabenbereiche sind jedoch unterschiedlich.

Anschließend wird das Formular an die Personalabteilung weitergeleitet, um zu bestätigen, dass der Datensatz des Mitarbeiters automatisch aktualisiert wurde, um neue Urlaubssalden widerzuspiegeln. Nach der Überprüfung und Freigabe durch die Personalabteilung wird die Freistellung genehmigt. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie der Arbeitsablauf für Schulurlaubsanfragen mit frevvo automatisiert werden kann. Durch die Automatisierung von Urlaubsanträgen kann eine erhebliche Zeitersparnis erzielt werden, insbesondere in großen Organisationen wie Schulen und Hochschulen, die über zahlreiche bewegliche Teile verfügen.

Dank der umfassenden Nachverfolgung und Aufzeichnung durch frevvo bleibt der Prüfpfad von Pivotal aktuell und vollständig konform. Studenten müssen nicht mehr in der Schlange stehen, um ihre Formulare überprüfen zu lassen, da Frevvo-Formulare die Daten automatisch validieren, um vor dem Absenden zu überprüfen, ob sie korrekt sind. Die Studierenden mussten Anmeldeformulare ausdrucken, handschriftlich unterschreiben und in einer langen Warteschlange darauf warten, dass diese Formulare zur Einreichung überprüft wurden. Von hier aus werden diese Formulare automatisch an den entsprechenden Genehmiger weitergeleitet, der sie auch von überall aus unterzeichnen kann. Mit mobilfreundlichen Formularen kann der Manager diese Anfrage unabhängig von seinem Standort genehmigen oder ablehnen und so Engpässe reduzieren.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch zwei oder mehr Autos benötigt, um zum Mittagessen zu fahren, dann sollte Ihr Unternehmen genau prüfen, welche Geschäftsprozesse automatisiert werden können. RPA bezieht sich nicht auf physische Roboter, wie man sie vielleicht am Fließband sieht. Vielmehr werden RPA-Tools und Bots in Geschäftssysteme integriert, um verschiedene Aufgaben und Interaktionen zu automatisieren und zu vereinfachen. Es beschreibt Software und Bots, die so programmiert sind, dass sie menschliche Aktionen nachahmen und kopieren, um sich wiederholende Geschäftsaufgaben zu erledigen. RPA-Softwareroboter können durch Systeme navigieren, Daten lesen und eingeben und eine Vielzahl regelbasierter Aufgaben ausführen. Tatsächlich war es neben künstlicher Intelligenz und Bitcoin eines der wichtigsten Schlagworte dieses Jahrzehnts.

Das Hauptziel von BPA besteht darin, durch Automatisierung und Integration eine kohärentere und optimierte Prozessebene zu schaffen. Das Ziel von BPM besteht darin, sicherzustellen, dass die Prozessebene dem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen. Bevor Sie mit einem BPA-Projekt beginnen, ist es wichtig zu verstehen, wie der bestehende Prozess funktioniert, warum er ein guter Kandidat für die Automatisierung ist und wie er geändert werden sollte.